BAB 6
POLA MANAJEMEN KOPERASI
A. PENGERTIAN
MANAJEMEN
Dalam hal manajemen menunjukan kepada
proses, maka James A.F. Stoner (1986) mengemukakan bahwa manajemen dapat diberi
batasan sebagai proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan,
pengkoordinasian dan pengendalian sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan
yang telah ditetapkan. Disini, manajemen dilukiskan sebagai 5P. Kelima fungsi
manajemen tersebut merupakan kunci bagi keberhasilan suatu manajemen dapat pula
ditambahkan dua fungsi lain, yaitu pengkomunikasian dan pemotivasian. Kedua
fungsi ini menopang keberhasilan lima fungsi yang pertama.
1.
Perencanaan
Dalam batang tubuh pengetahuan
manajemen, perencanaan merupakan otot dan urat, yaitu bagian dari pengelolaan
yang menimbulkan gerakan ke arah yang diinginkan. Perencanaan dapat
didefinisikan sebagai pemikiran yang mengarah ke masa depan yang menyangkut
rangkaian tindakan berdasarkan pemahaman penuh terhadap semua faktor yang
terlibat dan yang diarahkan kepada sasaran khusus.
Ada
enam langkah dalam proses perencanaan, yaitu :
1. Mengumpulkan
fakta dan informasi yang berkaitan dengan situasi.
2. Menganalisis
situasi dan masalah yang terlibat.
3. Memperkirakan
(forecasting) perkembangan pada masa yang akan datang.
4. Menetapkan
tujuan dan hasil, sebagai patokan untuk sasaran yang akan dicapai.
5. Mengembangkan
alternatif sebagai arah tindakan dan memilih alternatif yang paling sesuai.
6. Megevaluasi
kemajuan dan mencocokkan kembali pandangan seseorang serentak dengan
berlangsungnya perencanaan.
2.
Pengorganisasian
Pengorganisasian
merupakan langkah atau usaha untuk :
1. Menentukan
struktur,
2. Menentukan
pekerjaan yang harus dilaksanakan,
3. Memilih,
menempatkan dan melatih karyawan,
4. Merumuskan
garis kegiatan,
5. Membentuk
sejumlah hubungan di dalam organisasi dan kemudian menunjuk stafnya.
Jika, manajemen
dianggap sebagai tubuh pengetahuan, maka pengorganisasian merupakan rangka atau
kerangka kerja tempat manajemen dibangun. Perlu diketahui pengorganisasian
adalah proses manajerial yang berkelanjutan. Ketika teknologi berubah, organisasi
dapat berubah, demikian pula dengan lingkungan organisasi, sehingga manajer
harus menyesuaikan strategi yang telah disusun, agar tujan dapat tercapai
secara efektif dan efisien. Demikian pula halnya dengan struktur organisasinya,
disesuaikan dengan perubahan lingkungan yang terjadi sehingga tujuan dari
organisasi dapat tercapai.
Sebagai contoh, ketika
pemerintah mengeluarkan UU koperasi baru, yaitu UURI No. 25/1992 tentang
Perkoperasian, yang isinya antara lain menghapus Badan Pemeriksa dalam perangkat
organisasi koperasi dan menggantinya dengan pengawas, maka koperasi terpaksa
mendesain kembali struktur organisasinya, yang diikuti dengan perubahan dalam
AD dan ART-nya.
3.
Pengarahan
Bila manajemen adalah sebuah tubuh dan
organisasi sebagai rangka, maka jantung/inti dari manajemen mestinya adalah
pengarahan terhadap karyawan. Pengarahan ditujukan untuk:
1. Menentukan
kewajiban dan tanggung jawab,
2. Menetapkan
hasil yang harus dicapai,
3. Mendelegasikan
wewenang yang diperlukan,
4. Menciptakan
hasrat untuk berhasil,
5. Mengawasi
agar pekerjaan benar-benar dilaksanakan sebagaimana mestinya.
Jadi, pengarahan
meliputi usaha untuk memipin, mengawasi, memotivasi, mendelegasikan dan menilai
mereka yang anda manajemeni. Maka, manajer berkewajiban mengarahkan dan
mengawasi agar usaha dari setiap individu difokuskan untuk mencapai sasaran
bersama organisasi. Pengarahan merupakan jantung dari proses manajemen dan
harus didasarkanpada rencana organisasi yang baik, yang menentukan tanggung
jawab, wewenang, dan evaluasi.
Fungsi pengarahan
dapat juga diartikan secara lebih luas yaitu sebagai tugas untuk membuat
organisasi tetap hidup, untuk menciptakan kondisi yang menumbuhkan minat kerja,
kekuatan untuk bertindak, pemikiran yang imajinatif dan kelompok kerja yang
berkelanjutan. Tujuan ini dapat dicapai dengan mutu kepemimpinan yang
ditunjukkan oleh manajer.
4.
Pengkoordinasian
Koordinasi merupakan daya upaya untuk
mensinkronkan dan menyatukan tindakan-tindakan sekelompok manusia. Koordinasi
merupakan otak dalam batang tubuh dari keahlian manajemen. Jika, manajer
menemukan kesulitan yang berkelanjutan dalam koordinasi, dia harus mencurigai
kelemahan program perencanaan, pengorganisasian dan pengarahan.
Pendek kata, koordinasi merupakan
bidang keahlian manajemen dimana satu ons pencegahan sama nilainya dengan satu
kilogram pengobatan. Makin sedikit koordinasi yang harus dilakukan makin baik.
Perintah yang baik dan lazim dari bidang keahlian manajemen lainnya akan
membuat koordinasi tidak begitu dibutuhkan. Tetapi, pada organisasi yang
dikelola dengan baik sekalipun, ada bidang yang memerlukan koordinasi.
Pengkoordinasian berlangsung serentak dengan :
a. Penafsiran
program, kebijakan, prosedur dan praktek.
b. Pengupayaan
pertumbuhan dan perkembangan karyawan.
c. Pembinaan
hubungan dengan para karyawan dan sikap yang tetap mengarah ke masa depan.
d. Pengupayaan
iklim untuk berhasil.
e.
Pengadaan arus
informasi yang ebbas, dimana komunikasi tidak saja ke bawah (dari pimpinan
kepada bawahan), tetapi juga ke atas (dari bawahan kepada pimpinan) dan ke
samping (pada tingkat yang sama) secara efektif.
5.
Pengendalian
Pengendalian mengurikan sistem
informasi yang memonitor rencana dan proses untuk meyakinkan bahwa hal itu
(aktivitas) selaras dengan tujuan yng telah ditetapkan sebelumnya, dan memberi
peringatan bila perlu sehingga tindakan pemulihan dapat dilakukan. Di dalam
batang tubuh pengetahuan manajemen, pengendalian merupakan sistem saraf yang
melaporkan fungsi dari bagian-bagian tubuh kepada keseluruhan sistem.
Bila semua orang sempurna dan
pekerjaannya tanpa kesalaha, tidak perlu “pengendalian”. Semuanya akan terjadi
sesuai dengan rencana. Tetapi, semua orang pernah/selalu membuat kesalahan,
mereka juga lupa mereka salah dalam bertindak, mereka kehilangan kesabaran.
Pengendalian merupakan pelengkap dari
empat fungsi manajemen lainnya. Pengendalian meluruskan keputusan yang salah,
hal-hal yang tidak diharapkan dan dampak dari persahaan. Pengendalian yang
tepat memberikan fomasi yang diperlukan dan waktu untuk memperbaiki rencana
organisasi yang telah salah arah. Cara-cara untuk mengoreksi kekurangan juga
harus disajikan. Manajer bisa menjadi sadar akan titik-titik lemah dalam
pengorganisasian, pengarahan dan pengkoordinasian usaha-usaha bisnis melalui
penggunaan pengendalian secara tepat dan terarah.
Pengendalian memerlukan informasi dan
pengetahuan yang cukup, bukan yang sudah basi dan tidak bertahan dengan tujuan
organisasi. Banyak waktu yang berharga dapat terbuang atau sia-sia untuk
program pengendalian kalau tidak dibuat pengecekan terhadap nilai yang
sesungguhnya secara periodik.
Bila informasi pengendalian tidak
benar-benar dibutuhkan, maka mungkin akan timbul kekecewaan, rasa tidak hormat,
dan ketidakcermatan. Karyawan tidak akan menghargai program yang tidak
digunakan oleh manajemen dengan cara yang baik. Manajemen dapat menghabiskan
waktu yang berharga untuk mengkaji data pengendalian yang tidak berguna, atau
akan gagal untuk memisahkan yang relevan dan yang tidak relevan sehingga
mengakibatkan prestasi kerja yang buruk.
B. PERANGKAT
ORGANISASI KOPERASI
Sebagaimana diketahui menurut UU No.
12/1967 tentang Pokok-Pokok Perkoperasian pasal 19, alat perlengkapan
organisasi koperasi terdiri dari rapat anggota, pengurus dan badan pemeriksa.
Sedangkan menurut UURI yang baru, yaitu UURI No. 25/1992 tentang Perkoperasian
pasal 21 dinyatakan bahwa perangkat organisasi koperasi terdiri dari rapat
anggota, pengurus dan pengawas.
Jadi, baik menurut UU No. 12/1967
maupun UURI 25/1992, pengelola atau manajer tidak dimasukkan dalam perangkat
organisasi koperasi. Hal ini, bisa dipahami mengingat adanya unsur demokrasi
koperatif yang terkandung dalam koperasi yaitu bahwa kendali dan tanggung jawab
dari pengelola koperasi itu berada ditangan para anggotanya, sedangkan manajer
bukan anggota koperasi. Tetapi, dengan menunjuk kepada asas manajer bagi
keberhasilan usaha, maka wajar jika manajer itu kita masukkan sebagai salah
satu komponen dari manajemen koperasi.
C.
RAPAT ANGGOTA
Rapat anggota harus merupakan suatu
kesempatan bagi pengurus untuk melaporkan kepada para anggota tentang
kegiatan-kegiatan selama tahun yang lalu. Bersama-sama dengan anggota menelaah
rencana kerja tahun mendatang untuk meningkatkan kemajuan usaha koperasi.
Rapat anggota merupakan pemegang
kekuasaan tertinggi dalam koperasi. Dalam rapat anggota, para anggota koperasi
bebas untuk berbicara, memberikan usul, pandangan dan tanggapan serta saran
demi kemajuan usaha koperasi.
Rapat anggota adalah
tempat di mana suara-suara anggota berkumpul dan hanya diadakan pada
waktu-waktu tertentu. Setiap anggota koperasi mempunyai hak dan kewajiban yang
sama. Seorang anggota berhak menghadiri rapat anggota dan memberikan suara
dalam rapat anggota serta mengemukakan pendapat dan saran kepada pengurus baik
di luar maupun di dalam rapat anggota. Anggota juga harus ikut serta mengadakan
pengawasan atas jalannya organisasi dan usaha koperasi.
Dalam Rapat Anggota
menetapkan:
§ Anggaran
Dasar ( AD ) / Anggaran Rumah Tangga ( ART )
§ Kebijaksanaan
Umum Koperasi.
§ Pemilihan,
pengangkatan dan pemberhentian pengurus, badan
§ Pemeriksa,
dan Dewan Penasehat / pengawas.
§ Rencana
Kerja, APB Joperasi dan pengesahan laporan keuangan.
§ Pengesahan
pertanggungjawaban pengurus.
§ Pembagian
sisa hasil usaha.
§ Pengabungan,
peleburan pendirian dan pembubaran koperasi.
D. PENGURUS
Pengrus merupakan perangkat organisasi
koperasi setingkat dibawah rapat anggota. Pengurus mempunyai kewenangan untuk
mewakili koperasi sebagai badan hukum. Pengurus dipilih dari dan oleh anggota
koperasi dalam rapat anggota, untuk masa jabatan paling lama 5 tahun. Anggota
pengurus yang telah habis masa jabatannya dapat dipilih kembali.
Pengurus koperasi adalah orang-orang
yang bekerja di garis depan, mereka adalah otak dari gerakan koperasi dan
merupakan salah satu faktor yang menentukan berhasil tidaknya suatu koperasi.
Tugas dan kewajiban pengurus koperasi
adalah memimpin organisasi dan usaha koperasi serta mewakilinya di muka dan di
luar pengadilan sesuai dengan keputusan-keputusan rapat anggota.
Menurut Leon
Garayon dan Paul O. Mohndalam bukunya “The Board of Directions of
Cooperatives” fungsi pengurus adalah:
a. Pusat
pengambil keputusan tertinggi
b. Pemberi
nasihat
c. Pengawas
atau orang yang dapat dipercaya
d. Penjaga
berkesinambungannya organisasi
e. Simbol
Mengenai tugas dan wewenang
pengurus telah dijelaskan secara rinci dengan ketentuan UURI No. 25 Tahun 1992
pasal 30. Dalam pasal 30 ayat 1 dijelaskan tugas pengurus sebagai berikut :
1. Mengelola
koperasi dan usahanya.
2. Mengajukan
rancangan rencana kerja serta rancangan rencana anggaran pendapatan dan belanja
koperasi.
3. Menyelenggarakan
rapat anggota.
4. Mengajukan
laporan keuangan dan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.
5. Memelihara
daftar buku anggota dan pengurus.
6.
E.
PENGAWAS
Tugas pengawas adalah
melakukan pemeriksaan terhadap tata kehidupan koperasi, termasuk organisasi,
usaha-usaha dan pelaksanaan kebijaksanaan pengurus, serta membuat laporan
tertulis tentang pemeriksaan. Pengawas bertindak sebagai orang-orang
kepercayaan anggota dalam menjaga harta kekayaan anggota dalam koperasi.
Peranan
pengawasan yang dilakukan pengawas adalah sebagai beriku.
1. Memberikan
bimbingan kepada pengurus, karyawan,ke arah keahlian dan keterampilan
2. Mencegah
pemborosan bahan, waktu, tenaga dan biaya agar tercapai efisiensi perusahaan
koperasi.
3. Menilai
hasil kerja dengan rencana yang sudah ditetapkan
4. Mencegah
terjadinya penyelewengan
5. Menjaga
tertib administrasi secara menyeluruh.
Mengenai
tugas dan wewenang pengawas telah diatur dalam pasal 39 UURI/1992. Dalam pasal
39 ayat 1 dijelaskan bahwa tugas pengawas adalah sebagai berikut :
1. Melakukan
pengawasan terhadap pelaksanaan kebijaksanaandan pengelolaan koperasi
2. Membuat
laporan tertulis tentang hasil pengawasan.
Sedangkan wewenang
pengurus sebagaimana pasal 39 ayat 2 dikatakan :
1. Meneliti
catatan yang ada pada koperasi,
2. Mendapatkan
segala keterangan yang diperlukan.
Dalam
rangka peningkatan efisiensi, pengelola yang bersifat terbuka dan melindungi
pihak yang berkepentingan, koperasi dapat meminta jasa audit kepada akuntan
public. Demi terlaksananya audit sebagaimana mestinya, rapat anggota dapat
menetapkan untuk itu. Yang dimaksud jasa audit adalah audit terhadap laporan
keuangandan audit lainnya sesuai keperluan koperasi.
F.
MANAJER
Manajer
adalah seorang tenaga profesional yang memiliki kemampuan sebagai pemimpin
tingkat pengelola, yang diangkat dan diberhentikan oleh Pengurus setelah
dikonsultasikan dengan Pengawas.
Tugas Manajer
adalah mengkoordinasikan seluruh kegiatan usaha, administrasi, organisasi
dan ketatalaksanaan serta memberikan pelayanan administratif kepada Pengurus
dan Pengawas.
Seorang
manajer yang baik harus memiliki kualifikasi sebagai berikut.
1. Harus
cakap dan memiliki technical skill, dalam arti bahwa dia harus mampu memecahkan
permasalahan sumber daya secara fisik.
2. Memiliki
executive skill, yaitu kemampuan
memecahkan masalah yang berkaitan dengan SDM
3. Harus
kreatif, mampu menciptakan ide,metode atau cara baru dalam pekerjaan, sehingga
lebih efektif dan efisien
4. Mempunyai
organization skill sehingga mampu
menjabarkan kegiatan operasional.
5. Mempunyai
pandangan jarak jauh ke depan.
6. Mempunyai
jiwa kepemimpinan
7. Mampu
mengambil keputusan secara cepat dan tepat.
8. Mampu
bekerja sama dengan orang lain
9. Mampu
memadukan dan mengakomodasi perbedaan pandangan dari bawahan.
Fungsi Manajer :
·
Sebagai pemimpin tingkat
pengelola,
·
Merencanakan kegiatan
usaha, kepegawaian dan keuangan,
·
Mengkoordinasikan
kegiatan kepala-kepala unit usaha, kepala sekretariat dan kepala keuangan dalam
upaya mengatur, membina baik yang bersifat tehnis maupun administrative.
Wewenang Manajer
adalah mengambil langkah tindak lanjut atas kebijaksanaan yang telah ditetapkan
oleh Pengurus.
Manajer
bertanggungjawab kepada Pengurus melalui Ketua.
G.
PENDEKATAN SISTEM PADA KOPERASI
Menurut Draheim koperasi
mempunyai sifat ganda yaitu:
a. Organisasi
dari orang-orang dengan unsur eksternal ekonomi dan sifat-sifat sosial
(pendekatan sosiologi).
b. Perusahaan
biasa yang harus dikelola sebagai layaknya perusahaan biasa dalam ekonomi pasar
(pendekatan neo klasik).
1. Interpretasi
dari koperasi sebagai sistem
Kompleksitas dari pesuahaan koperasi
adalah suatu sistem yang terdiri dari orang-orang dan alat-alat teknik. Sistem
ini dinamakan sebagai Socio technological system yang selanjutnya terjadi
hubungan dengan lingkungan sehingga dapat dianggap sebagai sistem terbuka,
sistem ini ditujukan pada target dan dihadapkan dengan kelangkaan sumber-sumber
yang digunakan.
2. Cooperative
Combine
a. Sistem
siso teknis pada substansinya
Sistem
terbuka pada lingkungannya, sistem dasar target pada tugasnya dan sistem
ekonomi pada penggunaan sumber-sumber.
b. Semua
pelaksanaan dalam keseluruhan kompleks dan pengaruh eksternal
Dipengaruhi
oleh hubungan sistem, demikian juga dilihat dari sudut pandang ekonomi, tidak
cukup hanya melaksanakan koperasi secara ekonomis saja, tetapi juga berhubungan
dengan hubungan antar manusia dalam kelompok koperasi dan antara anggota dengan
manajemen perusahaan koperasi dalam lapangan lain. Contohnya yaitu koperasi
penyediaan alat pertanian, serba usaha, kerajinan, dan industri.
c. The
Business Function Communication System (BCS)
Sistem
hubungan antara unit-unit usaha anggota dengan koperasi yang berhubungan dengan
pelaksanaan dari perusahaan koperasi untuk unit usaha anggota mengenai beberapa
tugas perusahaan. Disebut sebagai sistem komunikasi antar anggota.
d. Interpersonal
Communication System (ICS)
Hubungan
antara orang-orang yang berperan aktif dalam unit usaha anggota dengan koperasi
yang berjalan. ICS meliputi pembentukan atau terjadi sistem target dalam
koperasi gabungan.
3. Sistem
Informasi Manajemen Anggota
·
Manajemen memberikan
infornasi pada anggota, informasi yang khusus untuk penganalisaan hubungan
organisasi dan pemecahan persoalan seoptimal mungkin.
·
Konfigurasi ekonomi
dari individu membentuk dasar untuk pengembangan lebih lanjut.
·
Sifat-sifat dari
anggota, sifat dari orang atau anggota organisasi serta sudut pandang anggota.
·
Intensitas kerja sama,
semakin banyak anggota semakin tinggi intensitas kerja sama atau tugas
manajemen.
·
Distribusi kemampuan
dalam menentukan target dan pengambilan keputusan.
·
Formalisasi kerja
sama, fleksibilitas kerja sama dalam jangka panjang dan dapat menerima dan
menyesuaikan perubahan.
·
Stabilitas kerja sama.
·
Tingkat stabilitas dalam
CC ditentukan oleh sifat anggota dalam soal motivasi, kebutuhan bergabung dan
lain-lain.
DAFTAR PUSTAKA
Firdaus, Muhammad dan Susanto, Agus Edhi, Pengkoperasian (Sejarah, Teori dan Praktek),
Jakarta : Ghalia Indonesia, 2002
Ritonga,M
T. Firadaus Yoga,, Ekonomi untuk kelas
XII. Jakarta : Phibeta, 2007
Hendrojogi,
Azas – azas, Teori dan Praktek. PT Raja Grafindo Persada: Jakarta, 1997
Sri Djatnika, Ekonomi Koperasi, Teori
dan Manajemen, Terjemahan Prof.Dr.Jochen Ropke. Salemba Empat, 2003
Tidak ada komentar:
Posting Komentar